仕事の断捨離

まだ定時帰りしてないの?今日からできる残業を減らす方法

残業を減らす方法

こんちわ!結城ひじき(@Yhiziki)です。

毎日残業ばかり帰るのが終電になってしまい、家では寝るだけの毎日過ごしていませんか?

本当は平日定時に帰って、買い物したりゲームしたり映画見たりしたいと思いませんか?

残業は減らすことができるのです。私も新卒入社した会社では定時で帰れるなんてありえませんでした。毎日、終電やタクシー帰りでした。

しかし、毎日コツコツ残業を減らす行動をやり続ければ、毎日提示帰りすることができます。

この記事では私が実践して残業をゼロにするための方法をご紹介いたします。

ショートカットキーで仕事効率をあげる

残業を減らすためには、できるかぎりタスクの処理能力をあげることが第一歩です。その基本となるのは、ショートカットキーです。

パソコン業務をする人が多い世の中です。そのパソコン操作を向上させることで、1日30分~1時間は仕事を早く終わらせることができます。少ない時間かもしれませんが、チリツモです。

絶対に知っておくべきショートカットキー

以下の8つのショートカットキーは最低限知っておくべきショートカットキーです。もし、知らなかった場合は、今から使っていきましょう。

  • Ctrl + A:表示されている文字やファイル・フォルダーをすべて選択
  • Ctrl + C:範囲指定した文字やデータをコピー
  • Ctrl + X:範囲指定した文字やデータを切り取る
  • Ctrl + V:コピーしたり切り取ったデータを貼り付ける
  • Ctrl + F:文字検索ウィンドウを開く
  • Win + D:デスクトップの表示
  • Alt +Tab:アクティブウインドウの切替

もっと知りたい方は、「初心者必見!業務スピードを一気に加速させるショートカットキー66選【Windows編】」を参考になさってください。

使えれば効率が上がるショートカットキー

ショートカットキーは100種類以上存在していますが、すべて覚えることは困難でしょう。さらに、効率を上げたい場合は、以下のショートカットキーをマスターしましょう。使う場面が多いため、さらに仕事を効率化できます。

F10:半角アルファベットに変換

キーボードで「あいうえお」と入力して、F10を押すと、「aiueo」や「AIUEO」に変換することができます。半角アルファベットを入力する際に、毎回、変換ボタンを押すのが面倒ですよね。そんな時は、入力モードひらがなの状態で半角アルファベットを入力できるテクニックです。一度使えるようになると変換ボタンを押さなくてもよくなってきます。

他の変換ショートカットが気になる方は、「文字入力に便利な[F7][F8][F9][F10]キーの使い方は知ってる?」を参考にしてください。

オリジナルショートカットを作成する

ショートカットは自分で作成することができます。例えば、よくメモ帳を使う場合、デスクトップやアプリケーションからメモ帳を探して起動しますよね。

ショートカットキーを作成することで、いつでもメモ帳を瞬時に起動することが可能です。

▶ショートカットキー作成方法

  1. ショートカット起動したいアプリのプロパティを開く
  2. ショートカットキーに、任意のキーを入力する。※Ctrl+Altは必須。
ショートカットキー作成

よく使う文面は単語登録する

「お疲れ様です。」「お世話になっております。」「よろしくお願いいたします。」などのよく使う言葉は必ず単語登録しておきましょう。

▶参考単語登録

  • 「お」 ⇒ 「お疲れ様です。XXです。」
  • 「おせ」 ⇒ 「お世話になっております。YYのXXです。」
  • 「よろ」 ⇒ 「よろしくお願いいたします。」

単語登録方法は「新しい単語を登録する方法を教えてください。」です。

会議時間を削減する

1日の中で会議の時間は結構ありませんか?職種によって、様々かと思いますが、もし会議の時間が多いと感じているようであれば、会議時間を削減することを検討しましょう。

私の場合、1日の7割くらいが会議が入っています。日によっては、1日中全部会議で埋まることもありました。しかし、現在は、3割程度に抑えることができたのです。

その方法は

  • 会議時間を30分にする
  • メールやチャットツールで細かい点を確認する
  • 参加しない会議を決める

の3つです。すべて実践すれば、半分以下まで減らすことは容易です。

定常的なタスクを自動化/効率化する

仕事の7割は自動化できると確信しています。私は、仕事のほとんどを自動化/効率化して毎日終電の生活から午前中で仕事を終わらせることに成功しました。その第一歩として、定常的なタスクを自動化することです。

定常的なタスクの自動化の例あげましょう。毎週同じ時間に特定の人に固定のメールを送るというタスクがあったとします。1回1回はそんなに時間がかかりませんが、1回5分だとしても1か月で20分程度費やしています。1年の場合は、240分(4時間)です。4時間あれば、結構いろんなことができますよね。

このような細かいタスクをコツコツ自動化するだけでも1日数時間の削減すること可能です。

自動化/効率化するためには、ある程度のスキルが必要です。

  • 初級:Excel関数
  • 中級:自動化ツール(Zapiar / IFTTTなど)
  • 上級:VBAなどのプログラミング

一度、使えるようになるとどんどんできることが増えてきます。できることが増えれば増えるほど、仕事も減っていきます。

さいごに

残業は待っていても減ることはありません。コツコツと自分で何かをしなければ、減りません。逆に、コツコツと小さなタスクから自動化/効率化していった人は、会社を不労所得にすることができるのです。

まずできることからやっていきましょう。少しずつレベルアップしていけば、1年間で大きく残業を減らすことができます。

残業を減らして、充実したプライベートな時間を過ごしましょう。